contoh undangan
Tutorial

Cara Membuat Label Undangan Pakai Microsoft Office

Mengadakan acara menjadi hal yang menyenangkan jika kamu tidak ikut andil dalam persiapannya.

Mungkin akan ada banyak orang yang akan setuju dengan kalimat tersebut karena memang persiapan menyiapkan acara bisa sangat merepotkan dan juga melelahkan.

Ada banyak hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai acara entah itu acara ulang tahun, pernikahan, pertunangan, khitanan, anniversary, acara kantor, dan lain sebagainya.

Semua acara membutuhkan persiapan yang matang agar acara tersebut dapat berjalan dengan baik.

Persiapan juga ditunjukkan kepada tamu, agar mereka nyaman selama mengikuti acara tersebut.

Salah satu persiapan yang harus disiapkan adalah undangan. Cara membuat label undangan menjadi tantangan tersendiri bagi pembuat acara.

Label undangan tersebut biasanya ditempelkan pada bagian depan undangan yang memuat nama dan alamat penerima undangan.

Membuat label undangan menjadi pekerjaan yang harus diselesaikan dengan baik karena akan ditujukan kepada para tamu yang akan hadir pada acara.

Membuat label undangan satu per satu secara manual pastinya akan memakan waktu yang lama. Terlebih jika tamu yang akan hadir berjumlah ratusan atau bahkan ribuan.

Bagaimana Cara Print Label Undangan dan Membuatnya Sendiri?

Cara Print Label Undangan dan Membuatnya di Microsoft Excel dan Words

microsoft office

Untukmu yang bekerja dengan menggunakan Ms. Excel dan Ms. Words tentunya sudah tidak asing lagi dengan dua program ini. 

Bukan menjadi rahasia lagi jika kedua program ini memiliki banyak sekali fitur dan juga kegunaan untuk melakukan banyak hal. Namun mungkin banyak yang belum mengetahui jika salah satu manfaat kedua program ini adalah untuk membuat label undangan.

Dengan membuat label undangan sendiri, kamu bisa menentukan format label undangan yang akan disesuaikan dengan besarnya undangan yang kamu gunakan.

Sebelum sampai pada pembahasan cara membuat label undangan menggunakan Ms. Excel dan Ms. Words, ada baiknya kamu memahami kembali apa saja manfaat dari kedua program tersebut.

Manfaat Microsoft Excel Secara Umum

Program pertama yang menjadi pembahasan adalah Ms. Excel yang terkenal sebagai program pengolah angka. Ms. Excel memiliki banyak sekali fitur menarik yang digunakan untuk mengolah angka dan data.

Berikut ini beberapa fungsi Ms. Excel:

  1. Bisa digunakan untuk membuat data keperluan administrasi.
  2. Bisa digunakan untuk melakukan hitungan sistematika dan aritmatika.
  3. Bisa digunakan untuk menganalisis dan riset harga.
  4. Digunakan untuk Menyusun laporan keuangan.
  5. Digunakan untuk Menyusun dan mengurutkan data dalam bentuk angka maupun kata.
  6. Digunakan untuk Menyusun hitung otomatis menggunakan logic dan juga rumus.
  7. Berfungsi untuk mengolah data pinjaman, inventaris, investasi, dan data lainnya yang berhubungan dengan angka.

 

Manfaat Microsoft Word Secara Umum

Program kedua yang sangat sering digunakan oleh semua orang adalah Microsoft Words yang merupakan program pengolah kata.

Banyak sekali kegunaan dari program yang satu ini seperti menunjang pekerjaan kantor, tugas bagi siswa dan mahasiswa, dan juga kebutuhan lainnya.

Berikut ini beberapa manfaat dan fungsi dari program Microsoft secara umum.

  1. Digunakan untuk Menyusun dan membuat dokumen dengan mudah, tepat, dan juga cepat.
  2. Berfungsi Sebagian program pembuat surat formal maupun informal yang sangat dibutuhkan pada pekerjaan kantor.
  3. Dapat digunakan untuk berkreasi membuat tulisan yang menarik karena ada banyak fitur font huruf yang sangat menarik.
  4. Dapat digunakan untuk Menyusun dokumen yang disertai dengan gambar dan table.
  5. Dapat menghemat kertas dan biaya serta mengurangi jumlah limbah sampah, selama dokumen tidak dicetak.
  6. Terdapat bullet points dan numbering yang digunakan untuk mengurutkan data.
  7. Dan dapat digunakan untuk membuat label undangan.
  8. Masih ada banyak sekali fitur bermanfaat lainnya dari Ms. Words.

Itulah beberapa manfaat umum dari Ms. Excel dan Ms. Words yang mungkin sudah kamu ketahui dan bahkan kamu manfaatkan setiap harinya untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.

Program yang dirancang dan dikembangkan oleh Paul Allen dan Bill Gates ini memang membawa banyak sekali perubahan pada masyarakat.

Dengan adanya program pengolah kata dan angka ini, banyak sekali pekerjaan yang dapat dilakukan dengan lebih cepat, tepat, dan mudah.

Program ini juga membuat penggunaan kertas sangat berkurang jika dibandingkan dengan jumlah penggunaan kertas tanpa adanya kedua program ini.

 

Langkah-Langkah Membuat Label Undangan Menggunakan Ms. Excel dan Ms. Words

Setelah mengetahui beberapa fungsi dan manfaat Ms. Word dan Ms. Excel, saatnya kamu mengetahui langkah-langkah membuat label undangan.

Perhatikan setiap langkah di bawah ini karena step yang harus dilakukan lumayan rumit dan Panjang.

 

Membuat Daftar Nama Beserta Alamat

Langkah paling utama yang harus kamu lakukan adalah dengan Menyusun daftar nama beserta alamat calon tamu yang akan menghadiri acaramu.

Buatlah daftar nama dan alamat di Ms. Excel seperti pada contoh di bawah ini.

Gambar 12.1

Keterangan:

  • “No” untuk menghitung jumlah tamu yang akan menerima undangan.
  • “Nama” untuk mendata siapa saja yang akan menerima undangan.
  • “Alamat” untuk menentukan di mana alamat penerima undangan.

Setelah membuat daftar nama tamu undangan di MS. Excel, simpan file tersebut di folder yang mudah ditemukan.

 

Membuat Label Undangan Menggunakan Ms. Words

Setelah selesai dengan daftar nama tamu undangan dan alamatnya, saatnya membuka Ms. Words untuk Menyusun label undangan.

  • Buka Microsoft Words, lalu kemudian pilih menu Mailings dan klik opsi Labels.

Gambar 12.2

  • Setelah membuka pilihan Labels, kamu akan menemukan jendela seperti di bawah ini dan klik Options.

Gambar 12.3

  • Setelahnya, kamu akan melihat tampilan Label Options seperti di bawah, dan pilihlah New Label seperti contoh tampilan gambar di bawah ini.

Gambar 12.4

Atur Ukuran Label Undangan

Masukkan ukuran label sesuai dengan kebutuhan. Ada dua tipe ukuran label undangan yang paling umum digunakan, yaitu tipe 121 dan tipe 103. Namun selain itu, kamu juga bisa mengaturnya sesuai dengan kebutuhan dengan memilih pilihan Custom pada bagian Page Size.

Gambar 12.5

Gambar 12.6

Keterangan:

  • Label Nama digunakan untuk nama label yang dibuat.
  • Top Margin adalah jarak antara pinggir samping atas dengan label undangan.
  • Side Margin adalah lebar samping kertas dan label undangan.
  • Vertical Pitch adalah tinggi label dan jarak vertical antara satu label dengan label undangan lainnya.
  • Horizontal Pitch adalah lebar label dan jarak horizontal antar label.
  • Label Height adalah tinggi label undangan.
  • Label Width adalah lebar label undangan.
  • Number cross adalah banyaknya kolom label undangan.
  • Number down adalah banyaknya baris label undangan.
  • Page size adalah pilihan lebar halaman pada label undangan yang dapat kamu atur sesuai kebutuhan dengan memilih Custom.
  • Page width adalah lebar keseluruhan kertas label undangan.
  • Page height adalah tinggi keseluruhan dari kertas label undangan.

Setelah memasukkan semua ukuran label undangan, klik OK dan Ketika muncul tampilan Label Options, Kembali pilih OK setelah menentukan tipe label undangan mana yang kamu tentukan.

Gambar 12.7

Masukan Data Ms. Excel ke Ms. Words

Setelah mengatur semua ukuran label undangan, akan muncul tampilan Envelops and Labels, dan pilih New Documents dimana kamu bisa mengambil dokumen yang berisi data nama dan alamat penerima undangan.

Gambar 12.8

  • Langkah selanjutnya untuk memasukkan data dari Ms. Excel, kamu Kembali ke halaman Ms. Words dan pergi ke menu Mailings dan pilih Select Recipients, kemudian klik Use an Existing List. Pilih file data nama tamu dan kemudian klik Open.

Gambar 12.9

Gambar 12.10

  • Selanjutnya akan muncul tampilan Select Table yang akan menunjukkan file dari Ms. Excel. Kamu dapat langsung memilih Sheet$ dan pilih OK.

Gambar 12.11

Masukkan Nama dan Alamat

  • Kembali ke Ms. Word, Mailings => Insert Merge Field => Nama. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

Gambar 12.12 Gambar 12.13

  • Lakukan hal yang sama untuk memasukkan alamat. Namun sebelum itu, ketik “Di” di bawah nama penerima undangan. Mailings => Insert Merge Field => Alamat.

Gambar 12.14

  • Setelahnya, copy semua yang ada di kolom pertama ke kolom ke dua.

Gambar 12.15

Mengurutkan Nama dan Alamat

  • Untuk mengurutkan nama dan alamat sesuai dengan data, ikuti perintah ini: klik <<Nama>> => Mailings => Rules? => Next Record.

Gambar 12.16

  • Tampilan hasil yang muncul akan seperti gambar di bawah.

Gambar 12.17

Copy seluruh yang ada di kolom label ke dua ke semua label yang ada. Kamu bisa mengatur penulisan sesuai yang kamu inginkan. Pastikan untuk melakukan seperti gambar di bawah ini.

Gambar 12.18

  • Pilih menu Mailings => Preview Results untuk melihat hasilnya.

Gambar 12.19

  • Mailings => Finish & Merge => Edit Individual Documents untuk melihat semua data yang dapat diedit sesuai dengan kebutuhanmu.

Gambar 12.20

  • Sebagai finishing akan muncul tampilan di bawah ini, dan cukup klik OK dan contoh label undangan dapat kamu lihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 12.21

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *