Cara Pengolaan Piutang Konsumen sebagai Supplier dengan Benar
Somasi kerap jadi cara untuk menyelesaikan piutang konsumen bagi sebagian besar supplier. Cara somasi adalah dengan mengirim surat peringatan sebanyak tiga kali ke konsumen supaya segera membayarkan hutangnya.
Namun, sebelum sampai tahapan somasi yang bisa berujung ke pengadilan, ada baiknya Anda melakukan pengelolaan piutang dengan benar terlebih dahulu.
Apa saja caranya, simak sampai akhir.
Pengelolaan Piutang yang Perlu Dilakukan Supplier
Sebagai supplier, penagihan hutang konsumen adalah hal yang kerap kali memusingkan.
Tidak sedikit konsumen yang lalai untuk memenuhi kewajibannya membayar produk yang sudah dibeli. Padahal jika pembayaran ini macet, keuangan bisnis pun akan tersendat.
Oleh karena itu setiap bisnis harus pandai dalam mengelola piutang konsumen sehingga pembayaran lancar dan keuangan tidak terganggu.
Berikut ini beberapa tutorial cara pengelolaan piutang yang bisa Anda ikuti.
1. Menciptakan Kebijakan Piutang
Sudahkah Anda membuat kebijakan piutang sebagai supplier? Jika belum maka saat ini Anda harus segera membuatnya.
Kebijakan ini berupa informasi soal kapan batas waktu pembayaran, jumlah barang yang bisa dibeli sampai dengan jumlah uang muka yang harus dibayarkan.
Kebijakan yang sudah dibuat ini harus dipatuhi, meskipun konsumen memberikan tawaran atau negosiasi Anda tidak bisa mengubah kebijakan ini begitu saja demi kelancaran bisnis.
2. Melakukan Pencatatan Piutang
Bukan sekedar lisan, piutang ini harus dicatat dengan terperinci. Anda bisa memanfaatkan sistem yang kini banyak tersedia dengan gratis.
Catatan ini bisa berupa daftar piutang, tanggal jatuh tempo, pembayaran yang sudah dan belum dilakukan sampai dengan jumlah barang yang dibeli.
Lakukan pencatatan setiap ada konsumen yang melakukan transaksi. Ketika memanfaatkan sistem yang sudah terintegrasi maka Anda lebih mudah pula untuk mengeceknya.
Apalagi jika skala bisnis Anda sudah cukup besar dan memiliki banyak cabang. Butuh orang yang ahli dalam mencatat piutang ini dan melakukan penagihan.
3. Membuat Jadwal Penagihan
Internal perusahaan juga perlu melakukan penagihan, bukan hanya menunggu kesadaran konsumen.
Anda perlu lebih rutin lagi melakukan penagihan dengan cara menelepon dan menunggu responnya. Jika tidak ada respon, kerahkan tim untuk datang langsung.
Jadwal penagihan ini bisa dilakukan ketika, mendekati waktu jatuh tempo, saat hari terakhir pembayaran dan setelahnya.
Anda perlu melakukan setidaknya tiga kali penagihan, jika tidak ada respon juga barulah melancarkan somasi.
4. Pembuatan dan Pengiriman Faktur
Faktur sangat penting bagi kedua belah pihak, baik itu supplier dan juga konsumen. Supaya konsumen mudah memahami isinya maka buat desain faktur yang sederhana.
Anda bisa membuatnya dengan tampilan informasi yang jelas, padat serta lengkap. Selain itu pengiriman faktur juga jangan terlalu lama.
Pengiriman sebaiknya 1X24 jam setelah pengiriman barang selesai. Ketika Anda terlalu lama mengirimkan faktur ini maka konsumen bisa saja lupa dan lalai melakukan pembayaran.
5. Lakukan Analisa Piutang
Hal ini seringkali tidak dilakukan oleh supplier, padahal sangatlah penting. Analisa piutang akan membantu Anda mengevaluasi mana saja konsumen yang bermasalah.
Anda akan tahu lebih cepat mana konsumen yang bisa diajak bekerja sama dan tidak. Analisa ini akan membantu Anda untuk memutuskan hubungan kerja dan mencari konsumen baru.
Selain itu Anda juga akan mengetahui bagaimana arus kas selama ini. Jangan sampai piutang tertunggak sangat tinggi sehingga operasional bisnis terganggu.
6. Memanfaatkan Layanan Pinjaman Jangka Panjang
Tidak ada yang pasti dalam hal bisnis, konsumen yang tadinya lancar membayar piutang tiba-tiba kesulitan karena bisnisnya sedang menurun.
Khusus hal ini, Anda harus melihat riwayat konsumen tersebut terlebih dahulu dan jangan langsung memutuskan. Apalagi jika konsumen sebenarnya memiliki itikad baik untuk membayar.
Ada cara lain sehingga Anda tidak harus memutuskan hubungan kerja yaitu dengan mengubah piutang menjadi pinjaman jangka panjang.
Anda masih memberikan kelonggaran pembayaran piutang sambil konsumen terus berusaha membayarnya. Namun sambil berjalan pembayaran, konsumen masih terus bisa mendapatkan barang dari Anda.
Hanya saja jumlah barang yang bisa Anda jual akan berkurang dari standar yang biasa ditentukan. Dengan begitu kerjasama baik tidak akan terputus.
Terapkan keenam cara ini jika Anda ingin mendapatkan piutang bisnis yang lancar.
Apabila Anda merasa kesulitan untuk menagih dan akhirnya harus mengirim somasi sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu dengan kontrakhukum.com.
Anda akan mendapatkan solusi bagaimana cara somasi dengan benar dan langkah hukum yang aman.
